Contratar a tu primer empleado en España es, para una empresa o un emprendedor extranjero, el momento en que el proyecto se vuelve real y también el momento en que aparecen de golpe la Seguridad Social, las retenciones, los convenios colectivos y un vocabulario administrativo que no se parece al de ningún otro país. La buena noticia es que el sistema, una vez entendido, es más mecánico que difícil. La mejor noticia es esta: puedes contratar en España incluso sin tener una sociedad española, porque la ley permite a las empresas extranjeras darse de alta como empleadoras sin establecimiento permanente.
Esta guía recorre el proceso completo con los datos vigentes en 2026: cómo registrarte como empleador, qué debe contener el contrato tras la reforma laboral, cuánto cuesta de verdad un empleado (con el SMI de 17.094 € anuales y los tipos de cotización de la Orden PJC/297/2026 sobre la mesa), cómo identificar tu convenio colectivo y qué obligaciones formales acompañan a la nómina de cada mes. Está escrita para el perfil que atendemos a diario: la empresa extranjera que contrata a su primer comercial o desarrollador en España, y el emprendedor recién instalado que va a formar su primer equipo.
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¿Puede una empresa extranjera contratar en España sin tener establecimiento?
Sí, y es una de las respuestas que más sorprende a nuestros clientes. Una empresa extranjera sin filial, sucursal ni oficina en España puede contratar trabajadores que residan y trabajen en territorio español dándose de alta como empleador no establecido. El circuito: obtiene un NIF español de entidad no residente ante la Agencia Tributaria (con representante en España cuando procede), solicita después su código de cuenta de cotización ante la Seguridad Social y, a partir de ahí, contrata, cotiza y retiene como cualquier empleador español. El trabajador queda plenamente protegido por la legislación laboral española, que es la que aplica cuando el trabajo se presta en España, con independencia de dónde tenga su sede la empresa.
Dicho esto, conviene elegir la estructura con cabeza, porque hay tres vías y cada una tiene su lógica:
- Contratación directa sin establecimiento: ideal para 1-3 empleados remotos o comerciales sin oficina física. Rápida y barata de montar, pero cuidado con la frontera fiscal: si el empleado negocia y cierra contratos habitualmente en nombre de la empresa, puede constituir un establecimiento permanente a efectos fiscales, con la consiguiente tributación en España de los beneficios atribuibles.
- Filial española (SL): la opción natural cuando el plan es crecer, tener oficina, facturar a clientes españoles o superar el pequeño equipo inicial. Separa riesgos, ordena la fiscalidad y transmite solidez a empleados y clientes. Nuestro servicio de constitución de sociedades en España la deja operativa en pocas semanas.
- Empleador de registro (EOR): un tercero contrata formalmente al trabajador y te lo cede. Útil como solución puente de meses, cara como solución permanente (los honorarios mensuales por empleado superan con rapidez el coste de montar estructura propia) y con límites legales en la cesión de trabajadores que conviene no perder de vista.
Alta como empleador en la Seguridad Social española
Sea cual sea la estructura, el ritual de estreno como empleador tiene cuatro pasos, y el orden importa:
- Paso 1: NIF de empleador. La sociedad española ya lo tiene; la empresa extranjera no establecida lo solicita ante la AEAT mediante el modelo 036. El emprendedor autónomo emplea su propio NIE/NIF.
- Paso 2: inscripción como empresario y obtención del CCC. Ante la Tesorería General de la Seguridad Social se solicita la inscripción de la empresa y el código de cuenta de cotización (CCC) de la provincia donde trabajará el empleado, indicando la actividad (código CNAE, que determinará la prima de accidentes) y la mutua colaboradora elegida.
- Paso 3: alta del trabajador ANTES de que empiece. El alta en la Seguridad Social debe comunicarse con carácter previo al inicio de la prestación (puede tramitarse hasta 60 días antes). Un trabajador que empieza el lunes y se da de alta el martes es una infracción grave con sanción por trabajador, y es de lo primero que comprueba la Inspección.
- Paso 4: comunicación del contrato al SEPE. El contenido del contrato se registra telemáticamente a través de Contrat@ en el plazo de 10 días hábiles desde su concertación.
Un detalle operativo que las empresas extranjeras descubren tarde: toda la relación con la Seguridad Social (altas, bajas, cotizaciones, partes de baja médica) se gestiona telemáticamente por el Sistema RED, que exige un autorizado con certificado digital español. En la práctica, esto convierte a la gestoría laboral o al despacho en una pieza estructural del sistema, no en un lujo.
El contrato de trabajo: requisitos formales
Desde la reforma laboral de 2021, el contrato de trabajo español descansa sobre una regla de oro: el contrato indefinido es la norma y el temporal la excepción. Solo caben contratos de duración determinada por circunstancias de la producción (con máximos de 6 meses, ampliables a 12 por convenio) o por sustitución de personas trabajadoras, siempre con causa expresada y real; el viejo contrato de obra y servicio ya no existe. Para necesidades estacionales recurrentes, la figura correcta es el fijo-discontinuo. Explicamos el mapa completo en nuestras guías sobre contratos indefinidos y contratos temporales y sobre los tipos de contratos de trabajo temporal en España.
El contenido mínimo que todo contrato debe fijar por escrito:
- Identificación de las partes, centro de trabajo, grupo profesional y funciones.
- Salario bruto anual y su estructura (el mercado español funciona en 14 pagas: 12 mensualidades más dos extraordinarias, prorrateables si el convenio lo permite).
- Jornada y horario: la jornada máxima legal es de 40 horas semanales de promedio anual, con las mejoras que fije el convenio.
- Vacaciones: mínimo legal de 30 días naturales al año.
- Período de prueba: máximo 6 meses para técnicos titulados y 2 meses para el resto (3 en empresas de menos de 25 trabajadores), salvo que el convenio disponga otra cosa.
- Convenio colectivo aplicable, que conviene citar expresamente.
Y dos obligaciones que acompañan al contrato desde el primer día y que la empresa extranjera suele desconocer: el registro diario de jornada de cada trabajador (obligatorio para todas las empresas, con conservación de 4 años) y la prevención de riesgos laborales, que exige concertar un servicio de prevención, evaluar el puesto (también en teletrabajo) y formar al empleado. El marco completo de derechos está en el Estatuto de los Trabajadores y lo resumimos en nuestra guía sobre la ley laboral, derechos y protecciones en España.
Retenciones de IRPF y cotizaciones a la Seguridad Social
Cada nómina española lleva dos mochilas: la retención de IRPF (a cuenta del impuesto del trabajador) y las cotizaciones sociales (compartidas entre empresa y trabajador). Con la Orden de cotización de 2026, el desglose es este:
| Concepto | Empresa | Trabajador |
|---|---|---|
| Contingencias comunes | 23.60% | 4.70% |
| Desempleo (contrato indefinido) | 5.50% | 1.55% |
| FOGASA | 0.20% | – |
| Formación profesional | 0.60% | 0.10% |
| MEI (Mecanismo de Equidad Intergeneracional) | 0.75% | 0.15% |
| Accidentes de trabajo (según CNAE) | 1.5% – 3.5% | – |
| Total aproximado | 31% – 34% | 6.50% |
Tres apuntes de precisión para 2026. Primero: la base máxima de cotización es de 5.101,20 € mensuales; por encima, el salario ya no cotiza por los conceptos ordinarios, pero desde 2025 se aplica la cotización adicional de solidaridad sobre el exceso (entre el 1,15% y el 1,46% por tramos, la mayor parte a cargo de la empresa), relevante para directivos y perfiles senior. Segundo: los contratos temporales de menos de 30 días soportan una cotización adicional de 33,62 € a su finalización, el peaje disuasorio de la microtemporalidad. Tercero: la retención de IRPF no es un tipo fijo, sino el resultado del algoritmo de la AEAT según salario y circunstancias personales del trabajador; se ingresa trimestral o mensualmente con el modelo 111 y se resume anualmente en el 190. Y sí: la empresa extranjera sin establecimiento permanente también está obligada a retener por los rendimientos del trabajo que satisfaga. Si el empleado está acogido a la Ley Beckham, la retención es un tipo fijo del 24% hasta 600.000 €.
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Convenio colectivo aplicable: cómo identificarlo
El convenio colectivo es la pieza del sistema español que más desconcierta a los empleadores extranjeros, porque funciona como una segunda ley laboral de obligado cumplimiento: fija salarios mínimos por categoría (por encima del SMI), jornada anual, pluses, complementos, permisos ampliados y hasta el precio de la hora extra. Aplicarlo mal no es una opción estética: las diferencias salariales se reclaman con carácter retroactivo.
La identificación sigue dos coordenadas:
- Actividad real de la empresa (no su objeto social teórico): oficinas y despachos, metal, hostelería, comercio, consultoría y estudios de mercado, TIC, construcción, etc.
- Ámbito territorial: muchos convenios son provinciales o autonómicos, otros estatales. Una consultora en Barcelona y otra en Madrid con idéntica actividad pueden estar en convenios distintos con tablas salariales distintas.
La fuente oficial es el registro REGCON del Ministerio de Trabajo, donde se depositan y publican todos los convenios vigentes. Para empresas extranjeras con equipos remotos distribuidos por España, el criterio general es el del centro de trabajo al que está adscrito el trabajador (en teletrabajo, habitualmente su domicilio o el centro de referencia pactado), un matiz que conviene cerrar bien en el contrato. Si tras la búsqueda no existe convenio aplicable a tu actividad, rigen los mínimos del Estatuto de los Trabajadores y el SMI, pero en la práctica española esto es la excepción, no la regla.
Coste real de un empleado en España
Vamos a los números, que es lo que todo empleador extranjero quiere saber antes de firmar. El suelo del sistema es el SMI de 2026: 1.221 € brutos mensuales en 14 pagas, 17.094 € anuales (Real Decreto 126/2026, con efectos retroactivos al 1 de enero), aunque el mínimo real de tu empresa será casi siempre el de la tabla salarial de tu convenio, superior al SMI. Sobre el bruto pactado, añade el bloque de cotizaciones empresariales de la tabla anterior. Un ejemplo realista con un perfil cualificado:
- Salario bruto anual pactado: 30,000 €.
- Cotizaciones a cargo de la empresa (32% aproximado en actividad de oficina): 9,600 €.
- Coste empresa directo: en torno a 39.600 € anuales, unos 3.300 € al mes.
- El trabajador, por su parte, percibirá unos 24.000 € netos tras su cotización (6,50%) y la retención de IRPF que corresponda a sus circunstancias.
La regla mental que nunca falla: el coste de empresa es aproximadamente un tercio más que el bruto pactado. A ese coste directo se suman partidas menores pero reales: el servicio de prevención de riesgos (200-500 € por trabajador y año), la gestoría de nóminas, el equipamiento y la eventual compensación de gastos de teletrabajo que fijan algunos convenios. Y una provisión que el empleador prudente siempre contempla: la indemnización por despido, de 20 días de salario por año trabajado en el despido objetivo (tope de 12 mensualidades) y de 33 días por año (tope de 24 mensualidades) en el improcedente. Para calibrar salarios de mercado por perfil y territorio antes de hacer ofertas, nuestra guía sobre los salarios en España, salario medio y salario mínimo da las referencias actualizadas.
Gestión de nóminas: externalizar vs hacer en casa
La nómina española no es un documento, es un ciclo mensual: cálculo de devengos según convenio, aplicación de retenciones variables, seguros sociales por el Sistema de Liquidación Directa, comunicación de incidencias (bajas médicas, permisos, variaciones), modelos fiscales trimestrales y anuales, y actualización permanente frente a cambios normativos que en España son deporte nacional (el SMI y las bases de cotización cambian cada año, como acabamos de ver). Hacerlo internamente exige software español especializado, un autorizado RED y conocimiento del convenio; tiene sentido a partir de decenas de empleados con departamento propio.
Para la empresa extranjera con un equipo de 1 a 20 personas en España, la externalización es la opción racional por tres motivos: el coste (una gestión profesional de nómina cuesta una fracción mínima del coste de un error de cotización o de convenio), la barrera técnica del Sistema RED con certificado digital español, y la responsabilidad: las sanciones por altas fuera de plazo, infracotización o aplicación incorrecta del convenio recaen sobre la empresa, y la Inspección de Trabajo no acepta el desconocimiento del sistema como atenuante. El modelo híbrido habitual: la empresa decide salarios y contrataciones, y el despacho ejecuta contratos, altas, nóminas, seguros sociales e impuestos, reportando en el idioma del cliente.
Contratar en España siendo empresa o emprendedor extranjero es un proceso perfectamente transitable cuando se recorre en el orden correcto: estructura adecuada (directa, filial o puente), altas previas al primer día de trabajo, contrato ajustado a la reforma laboral, convenio bien identificado y nómina delegada en manos expertas. Los números de 2026 son claros y planificables: un tercio de coste empresarial sobre el bruto, un SMI de 17.094 € anuales como suelo y un sistema que premia la previsión y sanciona la improvisación. En ILLAY Legal acompañamos a empresas y emprendedores extranjeros en todo el ciclo mediante gestión 100% online: elección de estructura, alta como empleador, contratos, extranjería del trabajador cuando procede y gestión laboral continuada en tu idioma. Cuéntanos a quién quieres contratar y te diremos exactamente qué pasos dar y cuánto te va a costar.
Preguntas frecuentes: Cómo contratar empleados en España siendo empresa o emprendedor extranjero
¿Cuánto se tarda en poder contratar al primer empleado?
Con la documentación en orden, el circuito completo para una empresa extranjera sin establecimiento (NIF ante la AEAT, inscripción y CCC ante la Seguridad Social, alta del trabajador y registro del contrato) se resuelve en 2 a 4 semanas. Si la vía elegida es la filial española, añade las 2-4 semanas de constitución de la SL previa. Para una sociedad española ya operativa, el alta de un nuevo empleado es cuestión de días: lo único innegociable es que el alta en Seguridad Social sea siempre anterior al primer día de trabajo.
¿Qué pasa si quiero contratar a un trabajador extranjero no comunitario?
Cambia el tablero: además de todo lo descrito, el trabajador necesita una autorización de residencia y trabajo, y el circuito depende de su situación. Si ya reside legalmente en España con permiso que habilita a trabajar, la contratación es idéntica a la de un español. Si está fuera de España, la empresa debe iniciar el expediente de autorización (vía régimen general con gestión de la situación nacional de empleo, o vías rápidas como la de profesionales altamente cualificados de la Ley 14/2013), y el trabajador obtiene después su visado en el consulado. Nuestro servicio de traslado de empleados a España integra la vertiente de extranjería con el alta laboral para que ambos raíles lleguen a la vez.
¿Puedo contratar a alguien como autónomo (contractor) en lugar de como empleado?
Solo si la relación es de verdad autónoma. Si la persona trabaja para ti en exclusiva o casi, con tu horario, tus herramientas y bajo tus instrucciones, es un falso autónomo, la figura más perseguida por la Inspección de Trabajo en los últimos años. La reclasificación implica pagar hasta 4 años de cotizaciones atrasadas con recargos, sanciones y el reconocimiento retroactivo de la relación laboral con todos sus derechos. La regla práctica: el contractor es válido para proyectos acotados y proveedores con varios clientes; para un puesto estable dentro de tu organización, la respuesta es contrato laboral.
¿Cuánto cuesta despedir en España?
Depende de la causa. El despido objetivo (razones económicas, técnicas, organizativas o de producción debidamente acreditadas) cuesta 20 días de salario por año trabajado con tope de 12 mensualidades. Si el despido se declara improcedente (causa insuficiente o defectos de forma), la indemnización sube a 33 días por año con tope de 24 mensualidades. El período de prueba pactado permite la extinción libre y sin indemnización durante su vigencia, de ahí su importancia estratégica en las primeras contrataciones. No existe el despido libre estilo anglosajón: presupuesta siempre la salida al calcular el coste de entrada.
¿Puedo tener un empleado en España trabajando en remoto para mi empresa sin ninguna presencia aquí?
Sí, es exactamente el escenario del empleador no establecido: NIF español de entidad no residente, CCC, alta del trabajador, nómina española con sus retenciones y cotizaciones, y contrato sometido al derecho laboral español (incluida la normativa de trabajo a distancia, que exige acuerdo escrito de teletrabajo y compensación de gastos). Los dos frentes a vigilar: el riesgo de establecimiento permanente fiscal si el empleado cierra negocio en nombre de la empresa, y el convenio colectivo aplicable a su actividad y territorio. Bien montado, es una fórmula perfectamente estable que usan miles de empresas para su talento en España.
