Pocas obligaciones fiscales han generado tanta confusión como la facturación electrónica en España, y con motivo: bajo esa etiqueta conviven dos normas distintas, con calendarios distintos y requisitos distintos, que la mayoría de artículos mezcla alegremente. La primera es Verifactu, el reglamento antifraude que regula cómo debe funcionar tu software de facturación. La segunda es la factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece, que regula en qué formato deberás emitir y recibir las facturas con otras empresas y autónomos. Puedes cumplir una e incumplir la otra, y las sanciones de cada una van por caminos separados.
El panorama, además, se ha movido: el Gobierno prorrogó los plazos de Verifactu mediante el Real Decreto-ley 15/2025, que lleva la obligación al 1 de enero de 2027 para las sociedades y al 1 de julio de 2027 para los autónomos, y aprobó por fin el reglamento de la factura electrónica B2B (Real Decreto 238/2026), cuya cuenta atrás de 12 y 24 meses arrancará cuando se publique la Orden Ministerial que active la solución pública. Esta guía ordena todo el tablero: qué exige cada norma, a quién afecta, qué plazos corren de verdad, qué requisitos técnicos debe cumplir tu software y qué multas hay en juego.
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¿Qué es la facturación electrónica obligatoria en España?
Para entender el sistema hay que separar las dos capas desde el primer minuto:
- Verifactu (sistemas informáticos de facturación): no obliga a enviar facturas electrónicas a tus clientes; obliga a que el programa con el que generas las facturas cumpla requisitos de integridad, inalterabilidad y trazabilidad: cada factura genera un registro con huella digital encadenada al anterior, el software guarda un registro de eventos y la factura incorpora un código QR. Puedes seguir entregando la factura en papel o en PDF a tu cliente: lo que cambia es lo que ocurre por debajo.
- Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece): esta sí cambia el intercambio. Todas las facturas entre empresarios y profesionales establecidos en España deberán emitirse y recibirse en formato electrónico estructurado (legible por máquina, no un simple PDF), a través de plataformas privadas certificadas o de la solución pública gratuita, con comunicación de los estados de la factura (aceptación, rechazo y pago) para combatir la morosidad.
La tercera pieza del puzle lleva años funcionando: la factura electrónica con las Administraciones Públicas (B2G) es obligatoria desde 2015 a través de FACe en formato Facturae. Si facturas al sector público, esa parte ya la conoces.
Marco normativo: Ley Crea y Crece y Verifactu
El árbol normativo de cada régimen, porque conocer la fuente evita confusiones:
- Verifactu nace de la Ley Antifraude (Ley 11/2021) y se desarrolla en el Real Decreto 1007/2023, modificado por el RD 254/2025, con las especificaciones técnicas en la Orden HAC/1177/2024. El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, prorrogó un año los plazos de los obligados, dejando el calendario vigente en 2027.
- La factura electrónica B2B nace del artículo 12 de la Ley 18/2022, Crea y Crece, y su reglamento es el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, en vigor desde el 20 de abril de 2026. Su aplicación efectiva queda diferida a la publicación de la Orden Ministerial que desarrolla la solución pública de facturación, todavía pendiente.
Un matiz que explica muchas prórrogas: ambos sistemas exigen una infraestructura tecnológica masiva (software adaptado, plataformas interoperables, servicios de la Agencia Tributaria) y el legislador ha preferido retrasar antes que estrenar un sistema a medio construir. Los desarrolladores de software, eso sí, ya están obligados: sus programas debían estar adaptados a Verifactu desde el 29 de julio de 2025.
¿A quién afecta y desde cuándo?
Verifactu afecta a empresas y autónomos con actividad en territorio común que utilicen sistemas informáticos de facturación, con dos exclusiones importantes:
- Los acogidos al SII (Suministro Inmediato de Información: grandes empresas, grupos de IVA y adheridos voluntarios) quedan fuera de Verifactu, porque ya remiten sus registros a la Agencia Tributaria casi en tiempo real. La misma lógica por la que el SII exime de otras informativas, como explicamos en nuestra guía sobre quién debe presentar el formulario 347.
- Los territorios forales (País Vasco y Navarra) tienen sus propios sistemas antifraude, TicketBAI y Batuz, equivalentes funcionales de Verifactu.
La factura electrónica B2B, por su parte, alcanzará a todos los empresarios y profesionales establecidos en España en sus operaciones entre sí, sin distinción de tamaño ni sector, cuando cada uno llegue a su fecha. Quedan fuera las facturas a particulares (B2C) y, en general, las operaciones con empresas no establecidas en España. Para el autónomo, ambas obligaciones se suman al resto de su calendario fiscal, que conviene tener ordenado: lo repasamos en nuestra guía sobre las obligaciones fiscales del autónomo en España.
Plazos según tamaño de empresa y facturación
| Obligación | Quién | Fecha |
|---|---|---|
| Verifactu (software adaptado). | Desarrolladores y comercializadores de software. | Ya vigente (desde el 29 de julio de 2025). |
| Verifactu (uso obligatorio). | Sociedades y demás contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades. | 1 de enero de 2027. |
| Verifactu (uso obligatorio). | Autónomos, entidades en atribución de rentas y resto de obligados. | 1 de julio de 2027. |
| Factura electrónica B2G. | Proveedores del sector público. | Vigente desde 2015 (FACe). |
| Factura electrónica B2B. | Empresarios y profesionales con facturación anual superior a 8 millones de euros. | 12 meses desde la publicación de la Orden Ministerial (pendiente). |
| Factura electrónica B2B. | Resto de empresas y autónomos. | 24 meses desde la publicación de la Orden Ministerial (pendiente). |
Tres lecturas prácticas de la tabla. Primera: aunque tu fecha de Verifactu sea 2027, el software adaptado ya existe y es exigible a tu proveedor; el período actual es la ventana ideal de adaptación voluntaria y pruebas, no una moratoria para olvidarse del tema. Segunda: el reloj de la factura B2B no ha empezado a correr, pero cuando la Orden Ministerial se publique, las empresas grandes tendrán solo un año y el resto dos, y los proyectos de implantación en organizaciones medianas consumen meses. Tercera: si montas una empresa ahora, lo inteligente es nacer ya adaptado y no comprar dos veces software, una decisión que forma parte del arranque ordenado que describimos en nuestra guía sobre cómo crear una empresa en España.
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Requisitos técnicos: formatos y sistemas homologados
Lo que exige Verifactu a tu software
- Integridad e inalterabilidad: cada factura genera un registro de facturación con huella (hash) encadenada al registro anterior, de modo que borrar o modificar una factura deja rastro. Se acabaron las contabilidades paralelas y el software de doble uso.
- Trazabilidad y registro de eventos: el sistema anota los sucesos relevantes (arranques, anulaciones, incidencias) y los conserva.
- Código QR en todas las facturas, que permite al cliente (y a la Inspección) verificar la factura ante la Agencia Tributaria.
- Dos modalidades a elegir: la modalidad VERI*FACTU, en la que el software remite los registros a la AEAT de forma continua y las facturas lucen la leyenda de factura verificable, y la modalidad sin remisión, igualmente legal, con requisitos reforzados de firma electrónica y conservación. La primera simplifica obligaciones y reduce el perfil de riesgo ante comprobaciones; la segunda preserva la privacidad del flujo de facturación.
Lo que exigirá la factura electrónica B2B
- Formatos estructurados admitidos: Facturae, UBL, CII y EDIFACT. Un PDF por correo electrónico no es una factura electrónica a estos efectos.
- Doble vía de intercambio: plataformas privadas certificadas e interoperables entre sí, y la solución pública de facturación electrónica gestionada por la Agencia Tributaria, gratuita y pensada para pymes y autónomos, que además recibirá copia de las facturas cursadas por plataformas privadas.
- Estados de la factura: el receptor deberá comunicar la aceptación o rechazo y el pago efectivo en plazos tasados de pocos días, con margen adicional de adaptación para los más pequeños. Es la pieza pensada para retratar la morosidad real entre empresas.
Software y soluciones de facturación electrónica disponibles
La pregunta operativa que recibimos cada semana: ¿Qué hago con mi facturación? El criterio, por perfiles:
- Si ya usas un software de facturación comercial: exige a tu proveedor la declaración responsable de que el sistema cumple el RD 1007/2023 (es el documento que acredita la adaptación) y pregunta por su hoja de ruta para los formatos B2B. Los grandes fabricantes están preparando la doble conformidad en el mismo producto.
- Si facturas con Excel, Word o plantillas manuales: ese esquema no puede cumplir los requisitos de integridad y encadenamiento de registros. Tienes hasta tu fecha de 2027 para migrar, pero migrar es aprender un programa nuevo: cuanto antes, menos dolor.
- Si emites pocas facturas: la aplicación gratuita de facturación de la propia AEAT cubre Verifactu sin coste, y la solución pública cubrirá el intercambio B2B. Para un autónomo de servicios con un puñado de clientes, la combinación pública puede ser suficiente.
- Si trabajas con gestoría: coordina la elección del software con ella, porque la integración entre tu facturación y su contabilidad es donde se gana o se pierde el tiempo cada trimestre. La adaptación tecnológica y el cumplimiento formal de sociedades es exactamente el terreno de nuestro servicio de impuesto de sociedades y cumplimiento fiscal en España.
Para empresas de nueva creación y startups, el consejo es de diseño: elegir desde el día uno una herramienta que cubra Verifactu y los formatos estructurados B2B evita una segunda migración en plena fase de crecimiento, y encaja en el paquete de decisiones jurídico-operativas iniciales que trabajamos en nuestro servicio de asesoramiento legal para startups en España.
Sanciones por incumplimiento de la factura electrónica
Los dos regímenes sancionan por vías separadas, y las cifras no son simbólicas:
- Verifactu (artículo 201 bis de la Ley General Tributaria): fabricar o comercializar software que no cumpla el reglamento se sanciona con hasta 150.000 € por ejercicio y sistema; la mera tenencia o uso de software no certificado por parte de la empresa o el autónomo, con 50.000 € por ejercicio. La sanción del usuario no exige que se pruebe fraude alguno: basta el software no conforme.
- Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece): no emitir o no dar acceso a las facturas electrónicas cuando sea exigible se sanciona con multas de hasta 10.000 €.
- El riesgo indirecto: además de las multas, un sistema de facturación irregular es una invitación a la comprobación tributaria: los registros encadenados y el QR son precisamente las herramientas con las que la Inspección cruzará datos de forma masiva.
La facturación electrónica obligatoria es, en el fondo, un cambio de era en la relación entre las empresas y Hacienda: de declarar lo facturado a facturar bajo sistemas que declaran solos. El camino sensato no depende de tu tamaño sino del orden: confirma qué régimen te aplica y en qué fecha, exige a tu proveedor de software la conformidad documentada, aprovecha la ventana actual para migrar sin urgencias y deja resuelta la doble adaptación (Verifactu y formatos B2B) en un solo movimiento.
En ILLAY Legal ayudamos a empresas, autónomos y startups a cumplir todo el ciclo fiscal y de facturación mediante gestión 100% online: análisis de tus obligaciones, coordinación de la adaptación tecnológica con tu software o gestoría y cumplimiento continuado ante la Agencia Tributaria. Cuéntanos cómo facturas hoy y te diremos exactamente qué te falta y en qué orden resolverlo.
Preguntas frecuentes sobre facturación electrónica obligatoria en España
¿Qué diferencia hay entre Verifactu y la factura electrónica obligatoria?
Son dos obligaciones independientes que se solapan en el tiempo. Verifactu regula el software con el que generas las facturas: registros encadenados, QR, trazabilidad y, en su caso, remisión a la Agencia Tributaria; no cambia cómo entregas la factura a tu cliente. La factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece regula el intercambio: formato estructurado, plataformas de envío y recepción, y comunicación de estados de pago entre empresas. Un mismo software puede (y debería) cubrir las dos, pero cumplir una no te exime de la otra: tienen normas, calendarios y sanciones distintos.
¿Puedo seguir facturando con Excel o con plantillas de Word?
Hasta tu fecha límite de Verifactu, sí. A partir de ella, no: una hoja de cálculo no puede generar registros de facturación con huella encadenada, registro de eventos ni código QR verificable, que es exactamente lo que exige el reglamento. Y cuando te alcance la factura B2B, el formato estructurado terminará de cerrar la puerta a los sistemas manuales. La migración es obligatoria; la única decisión real es cuándo hacerla, y hacerla con prisa nunca sale mejor.
¿Si estoy en el SII me afecta todo esto?
Verifactu no te aplica: los acogidos al Suministro Inmediato de Información están expresamente excluidos, porque ya remiten sus libros de IVA a la AEAT en plazos de días. La factura electrónica B2B, en cambio, sí te alcanzará como a cualquier empresario establecido en España: el SII informa a Hacienda, pero no estructura el intercambio de facturas con tus clientes y proveedores, que es lo que regula la Ley Crea y Crece.
¿Hay soluciones gratuitas para cumplir?
Sí, dos públicas. La AEAT ofrece una aplicación gratuita de facturación adaptada a Verifactu, pensada para autónomos y microempresas con poco volumen. Y el sistema B2B contará con la solución pública de facturación electrónica, también gratuita, como alternativa a las plataformas privadas. Para volúmenes medios o necesidades de integración con contabilidad, cobros o CRM, el software comercial adaptado sigue siendo la opción operativa razonable.
¿Las facturas a particulares también tienen que ser electrónicas?
La obligación B2B no alcanza a las facturas a consumidores finales: es un régimen entre empresarios y profesionales. Ahora bien, Verifactu sí afecta a cómo generas todas tus facturas, incluidas las de clientes particulares: el software certificado, los registros encadenados y el QR aplican a tu facturación entera, factures a quien factures.
¿Pueden volver a cambiar los plazos?
La experiencia invita a la prudencia: los plazos de Verifactu ya se prorrogaron una vez y el calendario B2B depende de una Orden Ministerial sin fecha comprometida. Pero cuidado con la lectura cómoda: las prórrogas han movido fechas, no han rebajado ni un requisito, los fabricantes de software ya están obligados y la dirección del sistema (control fiscal en tiempo real, factura estructurada, trazabilidad total) es irreversible, con el propio marco europeo empujando en el mismo sentido. Adaptarse pronto no es celo normativo: es comprar tranquilidad a precio de rebajas.
